Im letzten Blogbeitrag ging es um Denkweisen, Prozessorientierung und um eine Methodik, wie wir näher an den Prozessen dran bleiben können, wie wir die Prozesse im Zeitverlauf noch besser steuern können. In diesem Blog möchte ich über die Prozesseignerschaft im Unterschied zur Projektleitung schreiben.
Die Prozesseignerschaft arbeitet mit einem lebendigen Bild, was erreicht werden soll. Im Verlauf des Prozesses wird die Vorgehensweise und vielleicht auch das Ziel dem lebendigen Prozess angepasst. Das Ziel wird dabei nicht aus dem Auge verloren, es kann sich aber etwas verwandeln und entwickeln, sodass am Ende alle zufrieden sind, auch wenn nicht exakt das erreicht wurde, was zu Beginn besprochen war. Da jedoch im Prozessverlauf alle Beteiligten sowie der Auftraggebende regelmäßig über alle Neuigkeiten informiert wurden, gibt es keine Überraschungen.
Die Prozesseignerschaft kann sich auf eine Vielfalt von Aufgaben unterschiedlicher Größe und Dauer beziehen. Solche Aufgaben können zum Beispiel sein: Planung des Weihnachtsfestes für alle Mitarbeitenden; die Agendaplanung für eine Reihe von Besprechungen; der Zeitwächter in Besprechungen; das Achten auf Ausgewogenheit der Redebeiträge, damit sich möglichst jedes Teammitglied äussert. Solche Aufgaben in Besprechungen müssen ja nicht immer von einer Person wahrgenommen werden. Man kann das auch aufteilen.
Prozesseignerschaft kann sich aber auch auf größere Aufgaben beziehen: zum Beispiel auf die Erstellung des Business Plans, des jährlichen Budgets, der Planung eines neuen Gebäudes, auf den internen Veränderungsprozesses im Unternehmen, auf die Betreuung verschiedener Personen… Immer ist eine Person für die Zielerreichung verantwortlich.
Diese eine Person muss aber nicht alles selber machen. Sie kann sich für die Erledigung auch Unterstützung holen oder ein eigenes Team dafür zusammenstellen. Entscheidungen können im Team getroffen werden. Sollte es zu keiner Einigung kommen, entscheidet der Prozesseigner.
So wird Prozesseignerschaft ein vielfältig einsetzbares Instrument der Unternehmensführung mit verteilten Verantwortlichkeiten, die regelmäßig über die Abteilungen, über alle Hierarchieebenen hinweg, durchgeführt werden. Jemand aus den sogenannten „unteren“ Hierarchiebenen kann Prozesse verantworten, welche auch die sogenannten „höheren“ Hierarchien und Positionen betreffen. Die Prozesseignerschaft hat hier ebenso die volle Verantwortung und die Berechtigung, Menschen aus allen Ebenen und Abteilungen zur Zielverfolgung anzusprechen und miteinzubeziehen. Die Führung hat dann die Aufgabe, die Übersicht zu wahren und bei der Zielverfolgung die Prozesseigner*innen zu unterstützen.
Die Projektleitung geht ganz anders vor. Hier wird ein Ziel möglichst klar, detailliert und genau beschrieben. Die Aufgaben werden verteilt. Der Prozess wird bis zur Zielerreichung kontrolliert und regemäßig abgefragt. Diese Methode eignet sich insbesondere für Projekte, deren Zeitablauf und Ressourcenverbrauch genau einzuhalten ist.
Da jedoch die Prozesseignerschaft im Unterschied zur Methode der Projektleitung in vielen Unternehmen und Organisationen nicht bekannt ist, werden alle Projekte und Aufgaben mittels der Methode des Projektmanagements abgewickelt, was bekanntlich zu unzähligen Meetings führt, bei denen viele oft nur dabei sitzen und warten, bis ihr Part dran kommt. Das ist in höchstem Maße ineffektiv. Viele der Projekte könnten besser, leichter und schneller, mit der Methode der Prozesseignerschaft als mit Hilfe von Projektmanagement betreut und realisiert werden.
Spreadmind